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企业管理流程制度执行的八大难题  

2013-11-13 11:31:33|  分类: 制度管理 |  标签: |举报 |字号 订阅

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 对于现代的企业管理来说,企业流程将非常关键。优秀的流程将使成功的企业与其他竞争者区分开来。

我国现有很多的民营企业已经意识到,企业管理必须有一套切实可行的管理流程,靠人治的方法把企业做大、做强的可能性很小。

西方企业如果要进入新的业务领域,首先做的是查看有没有相应的流程来指导业务工作,如果没有,首先是建立相应的流程与制度,然后才是做事,这与我国企业先做事然后再建立流程、甚至事情做了多年也不会建立流程形成天壤之别。

通过调研发现,也有一些民企建立了规章制度,如ISO9000TS16949体系文件等,但这些流程在企业中没有得到很好地执行,流程制度在企业中已经成了聋子的耳朵——摆设,一提到流程制度执行,成了企业老总们心中永远的痛:不建立流程制度等死,建立了流程制度又得不到执行。

国外企业为什么就能把制度贯彻执行下去,我国企业为什么就不能,这些表面现象背后的根本原因到底是什么?

经过调研以及和国外成熟的管理模式比较,发现如下8个方面是导致流程制度执行效果不佳的主要原因。

一、企业领导对流程建设工作不重视:

在许多企业中,领导们认为接见重要客户、制定战略规划和目标、重大投资决策等工作是自己的职责,流程建立、制度优化无关大局,是流程管理人员的事情,你们自己捣鼓就行了,这种现象在中国企业中是非常普遍.

流程说大了就象一个国家的法律制度,它规定了企业人员业务工作要共同遵守的准则,流程建立之时,是企业各职能部门、岗位工作职责的再分配,是各角色接口关系的再明确,也是权力的再分配过程,在一些关键职责分配上,如果企业领导不点头,下面人员往往是议而不决、往往是争得面红耳赤而没有结果;在新的流程推行时,由于领导不重视,下面人员往往由于惯性而不去遵守。因此,在新流程体系建立与推行过程中,需要企业领导人在一些关键点上进行表态。

二、为认证而认证:

现在许多中国企业开始重视管理体系的认证,从早期的ISO9000认证,到目前的ROHS体系认证、GMP认证,甚至有些地方政府对认证进行资助和鼓励,这些体系认证,无疑对企业管理改进指明了道路。

但是,有些企业对认证的做法已经变了味,为认证而认证,为拿证而拿证,为奖励而认证成了一些企业认证的初衷,为了认证,他们往往花费几万元买一套流程,这种出发点,往往会导致为认证而制订的管理流程形同虚设。

遇到这种情况,我们顾问往往会对企业管理者说,企业要为管理提升而认证,认证不是目标,如果我们出发点是为认证,为拿奖励,不但制订的流程得不到执行,而且更重要的是破坏了企业的诚实做事的文化,这个文化的破坏给企业带来的影响是深远的。为什么说破坏了诚实做事的文化呢,因为我们发现,这些企业为了对付外审,往往是在外审人员到来之前几天时间内,弄虚作假,补记录、补文档来应付外审,外审人员到公司后所审计的文档根本不是企业真实过程记录。

三、业务人员参与不足:

企业流程建设工作是流程部门和业务部门共同的工作,而不仅仅是流程管理部门的事情,针对业务部门人员,其中一个职责是参与公司业务流程建设工作。

流程管理部门在流程建设工作中更多是组织和管理工作,由这个部门来组织业务部门进行流程建立和优化。而一些企业认为流程建立与优化就是流程部门的事情,与业务部门无关,流程管理部门把流程建立好了,我们业务部门来执行就可以了。这种建立流程的方式会导致以下结果的出现:一是编写的流程、模板、制度与公司的业务工作相距太远,可执行性差;二是由于业务部门没有参与流程制度制订,在执行时抵触情绪较大;三是由于没有参与过程,给流程培训带来压力较大。

四、没有指定流程责任人:

企业流程需要有明确的负责人,对流程的建立、持续优化、培训、解释负责。

一个企业的运作,有许多流程、制度、模板、指导书来支撑,仅仅由流程管理部门的员工来负责流程管理和优化一般来说是不可行的,主要原因是管理与优化的工作量比较大,再者流程管理人员相对于业务人员来说并不比业务人员对业务流程更熟知,所以一般做法在流程管理部门统一组织下,由业务部门骨干人员承担某个具体流程的建立、优化、解释、培训工作,这样在企业中如果某个员工做事情遇到流程疑问,将会有一个权威的人士来解释和辅导,也将有专人来负责对流程持续接收改进的建议并优化流程。

五、流程培训不足:

流程发布后,要对执行的人员进行培训才能够执行得好。

流程管理人员、过程审计人员的其中一个职责是要对流程执行者进行培训,培训的时机可以选择在流程发布后,或者一个项目的启动阶段。特别是过程审计人员,应首先把培训放在第一位工作,然后才是对执行者进行过程审计,我们经常给过程审计人员讲,首先是一个牧师要进行布道,然后才是警察发现违规者并通报。

六、没有进行过程审计:

流程制订、执行、监督是一个闭环管理圈,一些公司流程执行得比较差,也与没有人监督执行有关,可以说没有流程审计,流程就得不到好的执行。

一谈到审计,往往人们会想到财务审计,但不知道流程也要审计。

在企业中,过程审计人员的职责就是负责流程培训与监督执行,通过周期性的、特定事件的过程审计,检查流程执行的情况:哪些流程、部门执行得好?哪些执行得差?好与差的原因是什么?是执行人员不熟悉流程?还是执行人员不愿意执行?还是流程本身有问题?要把这些审计的结果在由公司高层参加的例会上暴露出来。

流程审计,就象人大的执法检查,审计到位才能保证执行到位。

七、没有持续优化:

流程不是僵死的,要随着公司的业务发展得到持续优化。

有些公司制订的流程从发布之日起就是僵死的,没有一个持续优化的机制。为什么要优化,一方面是因为公司的业务在发展,另一方面流程本身存在一些缺陷。

因此,在一些成功的企业中,由专人对公司的流程进行管理,持续收集对流程的改进建议,持续收集公司管理的薄弱环节,然后优化流程或者制订新的子流程并向公司发布。

八、电子固化不够:

制度是需要电子系统来固化的,制度单独依靠人来监督执行,在某种程度上都会打折扣,所以一些优秀的企业对实践检验过的流程都是靠电子信息系统来固化。

中国人特别爱讲情面,讲了情面就忘记了制度约束,而电子信息系统是没有情面可讲的,做了第一步,第二步没有执行,第三步的权限是不会开放的,所以想在流程中跳过去或者绕道走都是不可行的。

以上八点,是企业流程得不到很好执行的主要原因,知道了原因,改变执行不力的现状就成功了一半。

哪些企业适合流程管理:是不是所有的企业都适合采用流程管理呢,流程管理也要考虑不同的企业, 以下三类企业比较适合采用流程管理:

第一类企业:身陷困境,走投无路,迫于形势,准备背水一战;若能借助重组,冲出困境,那就能使企业获得新生,柳暗花明又一村。这里所谓困境,是指成本高出竞争对手几倍,产品次品率高出别人几倍,或者顾客对他们的产品已怨声载道,到了忍无可忍的地步。重组是企业唯一的出路,关系到企业的生死存亡。   
      第二类企业:当前日子还过得去,暂时看来财政状况是令人满意的。换句话说,公司尚未遇到真正的麻烦,然而公司领导班子似乎有一种感觉,预见到即将有暴风骤雨来临,可能给他们带来严重问题,甚至威胁他们成功的基业。这些公司有远见,未雨绸缪,把决心下在要紧关头,与其走下坡入逆境,不如着手实施重组   
      第三类企业:正处于巅峰时期,不要说眼前没有困难,即使是看得着或想得到的将来也不会有什么大问题。这些公司的领导班子不安于现状,雄心勃勃,勇于进取。重组被看作提高竞争优势的好机会。把竞争对手甩得更远,把竞争障碍筑得更高,使自身被市场紧随者赶超的可能变得更小。正象一句颇费思量的妙语所说:真正卓有成效的公司,其标志是舍得丢弃长时间有成效的东西。

流程管理一般具有以下步骤:

    第一阶段,调研诊断,了解企业目前状况,特别是业务流程和管理流程,并了解目前IT系统和组织架构,寻找差距。

第二阶段,优化改进,重新设计操作性强的业务和管理流程并设计相应的组织结构框架。

第三阶段,实施规划,制订切实可行的业务和管理流程实施计划。

第四阶段,内部达成共识,沟通交流并修改实施计划,实施推广重组计划并不断完善

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