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企业管理方法:三要素法  

2014-03-20 07:24:04|  分类: 企业管理 |  标签: |举报 |字号 订阅

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针对的问题:

我们在企业看到一个非常普遍的现象:只做不管。每个人都在做事,但做了就算完成了任务。至于做得好不好、到不到位,却没人去管。这导致很多的管理活动发挥不了真正的作用,成了假动作。三要素法是解决这个问题的良药。

一、管理中充斥假动作

每一个有效的管理动作都必须具备三个要素:标准、制约、责任。

也就是说,事情怎么做必须要有标准,要有规定,要有人检查,形成监督和制约;最后,事情做得好与坏一定要追究责任,好有奖,坏要罚。

标准、制约、责任三个要素缺一个,都会让管理动作成为假动作。

以大同一家企业为例。这家企业是帮别人搭建钢构厂房、仓库或者大的体育场所的,既有生产,把钢材进行切割、焊接,形成柱子、横梁,又有现场施工。

请看这家企业的运作流程:

业务部门收到业务信息后跟进,对意向合同进行评审,评审的内容是价格合不合适、能不能按期交货等。评审以后与客户签订合同,然后,生产部、采购部、技术部等各个部门承诺并签字,确保按期完工。

然后进入实际运作阶段:

第一步,技术部门把一张大的工程结构图分解成一张张部件图。

第二步,采购员凭部件图,到仓库查看有没有相应的物料,如果没有或不够,即下单采购。

第三步,供应商送材料来时,仓库进行把关。仓管员手里也有技术部门给的部件图,他可以根据这个图纸判断购买的物料是对是错、是多是少,从而决定该不该收。

第四步,车间凭技术部门给的部件图来领料。领取物料时,仓库也可以根据图纸把关,看该不该发给车间。

第五步,车间领料以后进行生产,然后成品发货。

最后,财务部门还要做一个核算,就是看这个工程做完了,到底使用了多少物料。

这个过程看起来很合理。很多企业都是这样,一个大的运作流程表面上都很严谨,没有什么问题。然而在下面的分析中,我们将一步步来识破这个流程中的假动作。

二、识破管理中的假动作

根据三要素法,我们可以发现,上例中的管理实际是处处失控的。

例如订单结案这个环节。流程中虽然有结案这个动作(由财务部门来核算这个工程做完以后消耗了多少物料),但是,我问过财务人员:如果物料使用超标有没有处罚,节约有没有奖励。财务人员说没有。这说明没有人会对结果的好坏承担责任。

为什么会这样呢?因为它的物料控制压根儿就没有标准。我在财务室看到一张70万元的工程单,物料成本竟然到了62万元。如果再加上人工、销售费用、管理费用的话,这笔业务绝对是亏损的。

所以,这个企业做了三年一分钱都没挣。

按三要素法分析的话,它有制约,财务部门对生产部门进行结算就是制约。但是,物料应该使用多少,压根儿就没有标准,因而也不存在追究任何人的责任,既没有奖励也没有惩罚。管理的三要素在这个流程中只有一个:制约;缺两个:标准和责任。再看这家企业的订单会签:各部门都要签字承诺按时完成任务,会签就是一种相互制约。但是,当他们没有按时完成时,从来没有人追究责任。当初大家签字承诺的时候也都是凭感觉和经验,并没有客观的标准,所以无法追究责任。也就是说,三个要素里在订单会签这个环节也只有一个:制约;缺两个:标准和责任。

 

我们再看采购环节。采购员是凭着技术部门下达的部件图去采购的,可说是有标准。但我问过采购 员:为了防止买错,下单前要不要技术部门在采购单上审查签字?他说不用,而是直接下单。所以,采购员虽然有标准,但是并没有人制约他,也没人知道他是不是 按这个标准在买。买多了、买少了、买错了有没有人追究责任?没有。管理的三个要素在采购这个环节也只有一个:标准;缺两个:制约和责任。这个环节也是失控的。

有人可能会说,仓管员手里也有技术部门的图纸,收料时根据图纸上的用量可以把关,这不就形成了相互制约了吗?但我问过仓管员,他们从来没有拒收过物料,因为收多收少不追究任何人的责任,所以,他们也懒得把关。

那么,领发料呢?表面上看有标准,因为仓库凭技术图纸发料,车间凭技术图纸领料,而且,仓库还把了一道关,有制约。但是发多、发少或发要不要承担责任?不用。从来没有奖和罚。所以,领发料也是很随意的。

开料更是荒唐了。我在现场看到工人在钢板上开出很多条形的、圆形的工件。但工人没有标准,技术部门没有给他们指示要横着开还是斜着开,完全由开料的员工自己决定,没有人去审查,开多了、开错了没有追究责任,完全失控。

退补料呢?领多了不用退,少了就直接补。所以,退补料没有标准,也没有人去制约,也不用追究责任。

总的生产进度有标准,但是没有人检查,超时了也没有人去追究责任。所以,它也是有标准,无制约,无责任。它有十几道工序,每一个工序应该什么时候开工、什么时候完工,更没有标准了,没有人去核查。

品质管理呢?根本没有文件化的标准,也没有人认真去检查,也不用说追究任何人的责任了。

总之,表面上看起来这个企业一切正常,其实,只要用三要素法去分析,会发现处处失控。按照三个要素的标准去考核,会发现有一个要素是所有环节共同缺少的,那就是责任。可以说,这个企业的核心问题是责任的欠缺,它的责任系统相当于零。

可见,三个要素里面只要缺一个,就是失控的。

我们可以很简单地来分析一个问题:任何一件事情你问他有没有标准、有没有制约(有没有人检查)、有没有奖罚。如果做一件事情没有任何标准,也没有人去检查,也没有奖罚,这件事情就一定是失控的。

所以,三要素法是分析失控的重方法,也是建立控制系统的重要的方法。没有标准我们就要建立标准,没有制约我们就要设检查的环节,没有责任就要搞奖罚。每个环节都要按这三个要素去做。

我们几乎在每个做过变革的企业,都根据管理三要素的原则,推出了一种叫做“动作控制卡”的管理 工具,既简便又实用。它将任何一个管理动作都分解成如何做、谁检查、担何责等三个方面,并且写在一张小卡片上。做的人和检查的人都有这种小卡片,每个人都按卡片上的写法去做,收到了良好的控制效果。

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