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管理就是开会 开会不一定是管理  

2014-09-08 07:55:45|  分类: 企业管理 |  标签: |举报 |字号 订阅

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管理就是开会 开会不一定是管理 - 哥们干杯 -

    一、管理就是开会,但开会不一定是管理。

    对很多人来说,管理就是开会。大部分管理者的大部分时间用在开会上。层级越高,管理者的会议就越多。你要找一个人?“领导在开会”。你想换一个时间找他?“日程这一周已经安排满了”。你有急事?对不起,“领导开的就是紧急会议”。如果说不吃饭会饿死人,那么开会就是企业管理的家常便饭,不开会企业就无法正常管理。想想历史上有名的“遵义会议”,“古田会议”,“庐山会议”等等,我们便明白开会有多么重要。下面是我经常见到的一些会议场景,想必您也似曾相识。

    A公司的月度销售例会上,各地分公司的经理分别用各自发明的表格表述著自己的业绩。对整体业绩不满的销售总监等不及区域经理结束发言,就迫不及待地告诉各个经理他应该做什么,不应该做什么。本来就不自信的下属更加不知道自己要说什么,会议也就慢慢变成了总监一个人的自说自话。最后总监很沮丧,因为没有人理解他的苦心。经理们也很沮丧,因为总监没有理解他们的辛苦。

    B公司的一个部门周例会上,部门里的12个员工一个接一个发言。每个人都认真叙述了上周自己做了什么,像在念一本流水帐。没有一个人关心别人说什么,每个人都在盘算自己如何说自己的事情。最后轮到部门领导总结发言,他也和其他人一样,给大家报告了自己上周做了什么事情。两个小时过去了,大家都觉得这样的会议实在无聊,但又没有一个人觉得能改变什么。

    C公司的跨部门协调会议上,销售部的经理和生产部的经理在争论如何解决产品质量和交货期问题。每个人都振振有词,每个人都头头是道。总经理听著大家越来越激烈的言辞,越来越不知道该怎么办。想想两个部门的头都很关键,谁也不能伤害,就说我们这次无法做出决定,大家回去再想想,另定时间再开会讨论吧。已经讨论了很多次,该做的决定,就又给放下了。

    你会开会吗?我相信大部分人认为自己会,就像每个人都认为自己会吃饭一样。但并不是每个人都会吃出健康。我们大部分人在开会,但大部分会议并没有效率,大部分会议也达不到会议组织者期望的效果。

    我相信会议是一个管理者最重要也是最常用的管理工具,每一个人都应该学会这个管理工具。如何开有效的会议,让会议帮您做好管理?我相信坚持下面的“会议五不原则”是重要的:

    1.不开没有主持人的会议。会议一定要设主持人,主持人一定要管理会议,主持人不能随便让别人替代,也不能形同虚设

    2.不开没有议题的会议。主持人会前要准备好议题,给参会者足够时间做准备,会中要保证会议不跑题

    3.不开没有争论的会议。会议中主持人要引导讨论和争论,让每个不同意见都有发表的机会

    4.不开没有时限的会议。主持人要管理会议时间,要果断打断和会议无关的发言,要提醒发言者不跑题

    5.不开不做决定的会议。主持人要尽量逼迫大家按一定规则在这次会议上做出决定,而不是延后决策

    管理就是开会,但开会不一定就是管理。只有掌握了一些根本原则,您才能充分利用开会实现您的有效管理。

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      二、向三星学开会

        德鲁克在《卓有成效的管理者》里说,凡是会议过多,一定是管理出了问题,会议管理能体现一家公司的管理水平现实中我们是不是能很好地开好会,开短会,开一个成功的会议呢?事实是并不是如此,应是向三星学习一下开好一个成功的会需要具备什么。

  三星在90年度的崛起,李健熙首先发起公司的会议文化改良,建立良好的会议文化,摈弃官僚作风。

  是韩国第一大企业,同时也是一个跨国的企业集团,三星集团包括众多的国际下属企业,旗下子公司有:三星电子、三星物产、三星生命、三星航空等等,业务涉及电子、金融、机械、化学等众多领域

  是美国《财富》杂志评选为世界500强企业之列,三星电子是旗下最大的子公司,目前已是全球第二大手机生产商、全球营收最大的电子企业,在2011年的全球企业市值中为1500亿美元。

  三星集团是家族企业,李氏家族世袭,旗下各个三星产业均为家族产业,并由家族中的其他成员管理,目前的集团领导人已传至李氏第三代

  20051110日以来,三星电子将实施整体市场营销战略,来取代单独的市场营销计划,以增强其市场力量,并用高质量的产品提升品牌价值。在“Wow(惊叹)Simple(简单)Inclusive(亲和力)”的品牌理念指导下,三星电子正在展开一个全球范围的品牌推广活动。

  三星的巨大成功离不开强有力的中控平台,就是高效的会议文化体系,以下是三星公司如何高效开会的,与大家分享:

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  一、凡是会议,必有准备

  在三星,永远不开没有准备的会议,会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以,在三星重大的会议由事先检查制度,没有准备好的会议必须取消。在会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考

  二、凡是会议,必有主题

  在三星,开会必须要有明确的会议目的,在会议准备的PPT3PPT,必须显示会议主题。 没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。会议的主题,要事先通知与会人员。

  三、凡是会议,必有纪律

  在三星,开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任),在会议前先宣布会议纪律,对于迟到要处罚,对于会议上不安流程进行要提醒,对于发言带情绪要提醒,对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。

  四、凡是会议,会前必有议程

  要在会议之前明确清楚的会议议程,会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容,使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,海阔天空。

 

五、凡是会议,必有结果

  开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费,所以,每个人都要积极的参与到会议议程中来,会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言,会议时间最好控制在1.5-2H以内,太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒,现在还有60分钟,还有30分钟,还有10分钟。会议的决议要形成记录,并当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。

 

  六、凡是开会,必有训练

  三星把培训是看成节约时间成本的投资,让员工快速成长。培养员工,让员工减少犯错,提示技能,本质是提高了时间价值

  三星,有专门针对如何开会的培训,对每个层级的员工都有足够的会议训练,而中国许多企业缺乏这样的培训:如何开会,如何主持,如何记录,如何追踪,如何对待分歧,如何会场汇报等的。这些必要的训练,会让公司的会议变得高效。

  开会难免有意见不一或者争论,如果处理不好,就会影响开会的效果,适当注意一些艺术和技巧,就会化险为夷,例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评,在会中要做到就事论事,对事不对人,争论时也要尊重别人,不可恶意批评别人,对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞,对意见不同也要注意措词,不能伤害别人的自尊,特别是有上级人员参加时更要注意,千万不能为了体现自己而贬低他人。有时候要采取民主集中模式,开放心胸,容纳意见,要开放自己的心胸去倾听别人的意见,不要被自己先有的立场所左右,不要将你的结论强加于人,如果你要公布既定的政策、决定,要在事前说明不容讨论,需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议

 

  七、凡是开会,必须守时

  设定时间,准时开始、准时结束:准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员,使他们有思想准备。

 

  八、凡是开会,必有记录

  一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成,这点特别重要,企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病,由于会议没有形成决议,导致会议的作用没有体现出来,更会让一些管理人员误认为开会没有意义,直接影响其不想主持开会或者参与开会。

 

  九、凡是散会,必有事后追踪

  记住散会不追踪,开会一场空。加强稽核检查:要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯,企业的高层也缺乏这样的要求。

  十、最后请记住三个简单却很有意义的公式

  ①开会+不落实=

②布置工作+不检查=

③抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。

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